Für Unternehmen mit Bestandssystem
Geht Ihre Rechnung beim Empfänger durch?
Schicken Sie uns eine Ihrer Rechnungen. Wir prüfen sie mit demselben Verfahren, das die Empfänger einsetzen, und sagen Ihnen innerhalb eines Tages, was durchgeht und was fehlt. Kostenfrei und unverbindlich.
Woran Umstellungen tatsächlich scheitern
Nicht am Format. Die Erzeugung der XML-Datei ist der kleinste Teil der Arbeit — der Aufwand steckt in den Daten, die Ihr System dafür liefern muss.
- Die Leitweg-ID Ihrer öffentlichen Auftraggeber steht nirgends im Kundendatensatz.
- Gutschriften brauchen einen Bezug zur Ursprungsrechnung, den Ihr System nie gespeichert hat.
- Steuerkategorien passen im Standardfall, aber nicht bei Reverse-Charge oder innergemeinschaftlicher Lieferung.
- Über Jahre gewachsene eigene Felder bilden sich nicht auf die Norm EN 16931 ab.
- Der Empfänger nimmt die Rechnung technisch an, weist sie aber fachlich zurück — und niemand merkt es, bis die Zahlung ausbleibt.
Diese Datenarbeit fällt einmalig an. Danach läuft der Prozess. Genau diesen Teil übernehmen wir.
Der Readiness-Check
Kostenfrei, ohne Registrierung, und auch dann nützlich, wenn wir nicht zusammenarbeiten.
- Schritt 1
Sie schicken uns eine Beispielrechnung
Eine echte Rechnung aus Ihrem System — als PDF, XML oder beides. Dazu kurz, welches System sie erzeugt hat und an wen sie geht.
- Schritt 2
Wir prüfen sie gegen die offiziellen Regeln
Validierung gegen die KoSIT-Schemas und Schematron-Geschäftsregeln — dasselbe Verfahren, mit dem Behörden und große Empfänger eingehende Rechnungen prüfen.
- Schritt 3
Sie bekommen einen schriftlichen Befund
Innerhalb eines Werktags: was durchgeht, was fehlt, welche Felder in Ihrem System nicht gepflegt sind — und eine ehrliche Einschätzung des Aufwands.
Der Befund gehört Ihnen. Sie können damit auch selbst weiterarbeiten oder einen anderen Dienstleister beauftragen.
Rechnung selbst prüfenDas Integrationsprojekt
Wenn Sie die Umstellung nicht selbst übernehmen wollen: Festpreis, fester Zeitrahmen, Verantwortung für das Ergebnis bei uns.
Phase 1Analyse
3–5 TageBestandssystem, Datenmodell, Empfängerkreis und Ihre konkrete Pflichtlage. Am Ende steht, was tatsächlich zu tun ist.
Phase 2Mapping
5–10 TageIhre Stammdaten werden auf EN 16931 abgebildet: Pflichtfelder, Leitweg-IDs, Steuerlogik und die Sonderfälle, die es in jedem gewachsenen System gibt.
Phase 3Anbindung
5–10 TageTechnische Integration in Ihr System, inklusive Fehlerbehandlung und Wiederholungslogik — damit eine abgelehnte Rechnung auffällt, statt unterzugehen.
Phase 4Testbetrieb
3–5 TageValidierung mit echten Belegen und, wo möglich, Abstimmung mit einem realen Empfänger. Erst wenn das trägt, geht es live.
Phase 5Go-Live
2–3 TageUmstellung im laufenden Betrieb, Übergabe an Ihr Team und Dokumentation dessen, was wo abgebildet wurde.
Nicht enthalten
Damit der Festpreis hält, ist der Umfang klar abgegrenzt. Diese Punkte gehören ausdrücklich nicht dazu:
- Änderungen am Quellsystem, die über die Rechnungsdaten hinausgehen
- Buchhaltungs- oder Steuerberatung
- Migration von Altbeständen älter als zwölf Monate
- Individuelle Layout-Entwicklung über eine Vorlage hinaus
- Betrieb Ihrer eigenen Infrastruktur
Ob sich das für Sie lohnt
Eine ehrliche Einordnung — auch dort, wo die Antwort nein lautet.
Passt, wenn
- Sie ein gewachsenes ERP, eine Warenwirtschaft oder einen Shop im Einsatz haben
- Sie an öffentliche Auftraggeber oder an Geschäftskunden fakturieren
- Sie keine oder nur geringe eigene Entwicklungskapazität haben
- ein Stichtag absehbar ist oder bereits Rechnungen abgelehnt wurden
Passt nicht, wenn
- Sie ausschließlich an Privatkunden verkaufen — dann besteht keine Pflicht
- Ihre Buchhaltungssoftware die Umstellung bereits vollständig abdeckt
- Sie ein eigenes Entwicklungsteam haben, das die Anbindung selbst bauen will
- Sie unter zwanzig Rechnungen im Monat schreiben — dafür genügt ein Werkzeug
Häufige Fragen
- Was kostet der Readiness-Check?
- Nichts. Wir prüfen eine Beispielrechnung kostenfrei und ohne Verpflichtung. Der Befund gehört Ihnen — auch dann, wenn Sie danach selbst weiterarbeiten oder jemand anderen beauftragen.
- Was kostet ein Integrationsprojekt?
- Je nach Umfang zwischen 6.000 und 15.000 Euro als Festpreis. Die Spanne ergibt sich aus der Zahl der Sonderfälle in Ihren Daten und der Frage, wie viele Empfängertypen zu bedienen sind. Nach dem Readiness-Check können wir das belastbar sagen — vorher wäre jede Zahl geraten.
- Wer haftet, wenn eine Rechnung trotzdem abgelehnt wird?
- Rechtlich haftet immer der Rechnungsaussteller — daran ändert kein Dienstleister etwas. Was wir zusichern: Wenn wir die Anbindung umsetzen, übernehmen wir vertraglich die Verantwortung dafür, dass die Rechnungen aus Ihrem System beim Empfänger durchgehen. Das wird vor dem Go-Live mit echten Belegen getestet, nicht behauptet.
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Der ganze Ansatz besteht darin, Ihr bestehendes System anzubinden, statt es zu ersetzen. Ein Systemwechsel ist teurer, dauert länger und bringt Risiken mit, die mit der E-Rechnung nichts zu tun haben.
- Wie lange dauert die Umstellung?
- Vier bis sechs Wochen bis zum Go-Live, abhängig davon, wie schnell wir Zugriff auf Systeme und Ansprechpartner bekommen. Wenn ein Empfänger in die Testphase eingebunden werden muss, kann dessen Reaktionszeit den Ausschlag geben — das planen wir ein.
- Was passiert nach dem Go-Live?
- Der laufende Betrieb kostet einen monatlichen Servicebeitrag für die technische Verarbeitung. Optional übernehmen wir die weitere Betreuung: Format-Updates, Fristenüberwachung und einen benannten Ansprechpartner, wenn etwas klemmt.
Fangen wir mit einer Rechnung an
Der schnellste Weg zu einer belastbaren Antwort: Sie schicken uns einen echten Beleg, wir sagen Ihnen, wo Sie stehen.
Kostenfrei, unverbindlich, Befund innerhalb eines Werktags.